Mọi loại tài liệu như hóa đơn, chứng từ, sổ sách… đều có thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật. Hết thời hạn kế toán có thể xử lý bằng cách tiêu hủy. Bài viết sau đây sẽ đưa ra thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán bạn đọc cùng chú ý nhé.

1. Thời hạn lưu trữ:

a. Căn cứ theo điều 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tài liệu kế toán phải lưu vĩnh viễn:
“…Điều 14. Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:

– Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn,

– Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;

– Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;

– Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên…”

b. Căn cứ vào Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định những loại tài liệu kế toán cần phải lưu trữ:
– Theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP : “…Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính…”

==> Báo cáo tài chính, quyết toán thuế: 10 năm

– Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP: “…Hóa đơn được xem như là chứng từ kế toán , có thời hạn lưu trữ là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử…”

==> Hóa đơn: 10 năm

– Thông tư 09/2011/TT-BNV:”…HĐLĐ được lưu trữ tối đa là 5 năm sau khi chấm dứt HĐLĐ…”

==> Hợp đồng lao động: 5 năm

– Theo Điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP: “…Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC…”

==> Phiếu thu-chi, phiếu xuất- nhập kho: Tối thiểu 5 năm

– Theo Khoản 2 Điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP: “…Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản…”

==> Hồ sơ Tài sản cố định: 10 năm

– Theo Luật hải quan số 54/2014/QH13 :”…Theo tiết đ, khoản 2, điều 18 Luật hải quan số 54/2014/qh13, thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai…”

==> Tờ khai hải quan: 5 năm

– Công văn 4173/TCQHQ-GSQL :”…Theo quy định tạ hiệp hội thương mại, hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/0 là 3 năm kể từ ngày cấp…”

==> Hồ sơ xin cấp C/0: 3 năm

– Thông tư 323/2016/TT-BTC : “…10 năm nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy. Vĩnh viễn nếu lưu trữ dưới dạng điện tử…”

==> Hồ sơ thẩm định giá: 10 năm

2. Thời điểm lưu trữ chứng từ kế toán

– Căn cứ theo quy định tại điều 12, khoản 1,2 và 7, điều 13,14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tính từ ngày kết thúc của kỳ kế toán năm.

– Thời điểm để tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được căn cứ theo khoản 3 của điều 13, Nghị định này là được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

– Thời điểm để tính thời hạn lưu trữ còn liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập đơn vị đó. Những tài liệu kế toán mà liên quan đến việc chia tách, hợp nhất hay sáp nhập, chuyển đổi loại hình sở hữu.

– Những tài liệu liên quan đến giải thể phá sản hay chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản…

– Những tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận kiểm tra thanh tra.

3. Mức phạt khi làm mất tài liệu kế toán

** Căn cứ vào điều 15 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP: 

a. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:
– Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

– Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

b. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng:
– Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

– Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

– Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

– Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

c. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng:
– Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

– Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Theo Internet